Taskworld เป็นแอปพลิเคชันบริหารจัดการงาน (Task Management System) ที่มีประสิทธิภาพระดับมืออาชีพ แต่ก็ยังคงความเรียบง่ายไม่ยุ่งยาก เหมาะสำหรับวัด KPI และจัดลำดับความสำคัญของงานทั้งโปรเจกต์หลัก-ย่อย โดยมีจุดเด่นอีกอย่างที่สำคัญคือ “รองรับภาษาไทย” ไม่ใช่แค่เพียงเมนูหรือการใช้งานเท่านั้น แต่รวมถึงการแจ้งปัญหา, บริการช่วยเหลือ, ฯลฯ จากคนไทยที่พูดภาษาเดียวกันนั่นเองครับ
Taskworld
สำหรับองค์กรปัจจุบันที่มีรูปแบบการทำงานที่ไม่ชัดเจนนัก โดยมากเรามักจะติดต่อและสั่งงานการผ่าน LINE (หรือถ้าดีหน่อยก็เป็น E-Mail) แต่ความไม่ประสบความสำเร็จคือบางครั้ง คนหนึ่งคนอาจรับผิดชอบมากกว่าหนึ่งงาน และในหนึ่งงานแบ่งออกเป็นหลายโปรเจกต์และมีทาส์กย่อยไปอีก การนำเอาทั้งหมดมารวมกันช่วยให้เราเห็นภาพรวมการทำงานได้ง่ายขึ้น และบริการจัดการได้ในแบบของตัวเอง
ความสามารถของ Taskworld นั้นมีมากมาย แต่ที่โดดเด่นแล้วอยากยกมาพิเศษก็จะเป็นเรื่อง
- Real-time Enterprise Chat : อันนี้เอามาแทน LINE ได้เลยเพราะมันสะดวกกว่ามาก ไม่จำเป็นต้องแชทผ่านมือถือเท่านั้น แต่ยังสามารถเปิดผ่านอุปกรณ์ที่หลากหลายมากกว่า (แท็บเล็ต, สมาร์ทโฟน, คอมพิวเตอร์) สามารถเลือก Chat ได้ทั้งแบบกลุ่มหรือส่วนตัว ช่วยให้งานเดินหน้าได้สะดวกยิ่งขึ้น สามารถแนบไฟล์ได้ไม่จำกัดขนาดและรูปแบบ
- Multiple Workspaces : จัดการงานโดยเพิ่มและลดได้อย่างไม่มีขีดจำกัด วิธีใช้งานสามารถ “ลากและวาง” ตามรูปแบบของบอร์ด Kanban
- Easy Organization & Smart Notifications : ทำเรื่องบริหารจัดการงานให้เป็นเรื่องง่าย โดยแบ่งตามรหัส, สี, ฯลฯ รวมทั้งยังสามารถสั่งเพื่อแจ้งเตือนได้ด้วย
- Unlimited File Storage : ปกติเราอาจเช่า Cloud Storage จากผู้ให้บริการอย่าง Dropbox, OneDrive, ฯลฯ ซึ่งก็มีค่าใช้จ่ายพอสมควร แต่ทาง Taskworld ได้ให้พื้นที่เก็บข้อมูลกันอย่างไม่จำกัด
- Overview & Analytics : วิเคราะห์งานในหลายรูปแบบ แสดงผลงานของแต่ละคน งานที่กำลังค้างหรือแล้วเสร็จ พร้อมนำไปวัดผลในรูปแบบ KPI
นอกจากนี้ยังมีความสามารถอีกมากมาย ซึ่งไม่จำกัดเพียงแค่แอปพลิเคชันบนสมาร์ทโฟนเท่านั้น แต่คุณสามารถใช้ผ่านเว็บไซต์บนคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องได้เลย โดยไม่ต้องติดตั้งอะไรให้หนักเครื่อง
แพงไหม ฟรีรึเปล่า
ข่าวดีก็คือมัน ฟรี! แต่ข่าวร้ายก็คือแค่เฉพาะ 5 Users แรกเท่านั้น (ฮา) ดังนั้นถ้าทีมคุณใหญ่ขึ้นก็จะมีค่าใช้จ่ายขึ้นเล็กน้อย $11 ต่อคน/เดือน/เวิร์คสเปซ โดยราคานี้ดูเหมือนจะแพงแต่หากเทียบกับ Unlimited File Storage ที่ได้ พร้อมกับความสะดวกในการจัดการงานที่คล่องตัวขึ้น ก็ถือว่าเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า
เริ่มต้นใช้งานบอกก่อนเลยว่าผมเองไม่เคยใช้ Project Management มาก่อนเนื่องจากงานที่ทำส่วนมากจะเป็นทีมเล็กมากกว่า โดยการใช้งานครั้งแรกก็ไม่ยุ่งยากนัก ตั้งชื่อหน่วยงาน, ตำแหน่ง, แผนกให้เรียบร้อยจากนั้นก็กด Next, Yes, OK ตามภาษาคนไทย (ฮา) ตรงนี้หากบริษัทใครต้องการลดขั้นตอนการทำงาน หรือบริหารจัดการงานให้มีประสิทธิภาพ ยังสามารถขอให้มีการ Training พนักงานจากทางบริษัทฯ ได้ด้วยครับ
จากนั้นก็จะเป็นวิธีสาธิตการใช้งานเบื้องต้นด้วย 3 วิธีง่าย ๆ ประกอบด้วย Project > Tasklist > Task เราก็เรียนรู้ตามขั้นตอนไปครับ ส่วนมากก็จะเป็นเรื่องสร้าง + กำหนดรายละเอียดและผู้รับผิดชอบ จากนั้นก็ลากวางเคลื่อนย้ายตามความเหมาะสม ส่วนอันไหนทำเสร็จแล้วก็เพียงแค่ติ๊กเพื่ออัพเดท
ตัวระบบเองเปิดกว้างกับผู้ใช้ทั่วไป ไม่ว่าจะเป็นงาน Project หรือแม้แต่เรื่องเล็กน้อยอย่าง To-Do list ไว้ในที่เดียว เพื่อให้ง่ายต่อการมอบหมายและติดตามงาน สามารถแลกเปลี่ยนความเห็นได้ผ่านการ Comment โดยสามารถทำงานได้ทุกที่บนทุกอุปกรณ์ ขอเพียงแค่มีอินเตอร์เน็ตและสำหรับหัวหน้า จะมีการวัดผลจากการทำงานตามเวลาที่กำหนดรวมถึงประเมินจากผู้มอบหมาย และมองภาพรวมในรูปแบบกราฟ
ตรงส่วนนี้เป็นตัวอย่างใน Overview โดยเราสามารถสร้าง Task ขึ้นมาได้อย่างง่ายดาย พร้อมทั้งทำการสร้างให้ตัวเองหรือเพื่อนร่วมงานก็ได้ (มีรายละเอียดปลีกย่อยสามารถเพิ่มได้ดังภาพ) หากใครไม่เคยใช้งานก็ลองนึกถึง Google Docs ประมาณเดียวกัน ทำออนไลน์ในแบบ Real-time ได้เลยไม่ต้อง Save
ในส่วนของ Project ในหนึ่งคนสามารถมีมากกว่าหนึ่งได้ (ซึ่งก็เป็นเรื่องปกติ) โดยอาจทำมันพร้อมกันหรือสลับกันไปก็แล้วแต่ระบบงานในบริษัทฯ ความพิเศษคือเราสามารถกำหนดสิทธิของแต่ละบุคคล เพื่อให้มั่นใจได้ว่าจะกันผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องออกไปได้ เช่น ฝ่ายการตลาด, ฝ่ายบุคคล, ฝ่ายพัฒนาผลิตภัณฑ์, ฯลฯ ส่วนเรื่อง Task ก็ยังสามารถโอนถ่ายข้าม Project ได้เช่นกัน
ไม่เพียงแค่หน้าเว็บไซต์เท่านั้น แต่ยังมีแอปพลิเคชันทั้งในระบบปฏิบัติการ Android และ iOS โดยในอนาคตทีมงานก็มีแผนจะปล่อย Desktop Client เพื่ออำนวยความสะดวกขึ้นอีกขั้น (แต่เอาเข้าจริงตอนนี้ก็เพียงพอสำหรับใช้งานแล้ว)
เห็นกล่าวในตอนต้นว่า “รองรับภาษาไทย” หากไม่ทดสอบภาษาไทยก็คงแปลกไปหน่อย ผมเองเลยได้ทดลองเปลี่ยนเป็นภาษาไทย และเท่าที่ดูรายละเอียดปลีกย่อยก็สามารถแปลออกมาได้ดี (แปลละเอียดมากและแปลได้เกือบหมดทุกคำโดยไม่สับสน) ส่วนใครที่มีปัญหาด้านการใช้งาน ก็สามารถขอความช่วยเหลือเป็นภาษาไทยได้ด้วยครับ
ข้อดี
- ใช้งานง่าย
- รองรับในทุกอุปกรณ์ ไม่ต้องติดตั้ง
- รองรับภาษาไทย และระบบช่วยเหลือ
- ได้พื้นที่เก็บข้อมูลฟรีไม่จำกัด
ข้อเสีย
- ราคาอาจสูงไปสำหรับบริษัทเล็ก
สรุป
เป็นอีกหนึ่งระบบบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพ ใช้งานได้อย่างง่ายดาย แถมมีสำนักงานย่อยอยู่ในประเทศไทยคอยให้ความช่วยเหลือ ประโยชน์ที่จะได้รับคือการสั่งงานและติดตามได้อย่างมีประสิทธิภาพ การสื่อสารกับสมาชิกในทีมได้ง่ายไม่ว่าจะอยู่ที่ใดบนโลก แถมยังช่วยสร้างและส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วมกันมากยิ่งขึ้น เพิ่มความผูกพันกับพนักงานด้วยกันและองค์กร นอกจากนี้ยังมีระบบการประเมินผลและตรวจสอบการทำงานที่โปร่งใสเพื่อนำไปประกอบการวัด KPI หากหน่วยงานไหนสนใจลองเข้าไปทดลองใช้งานกันได้ที่ Taskworld.com